Das Wichtigste in Kürze
- Das ukrainische Recht behandelt jeden Verkaufsautomaten als Registrierkasse. Vor dem ersten Verkauf braucht das Gerät eine angemeldete RRO oder PRRO.
- Die Anmeldung als Einzelunternehmer (FOP) über das Portal Diia ist kostenlos und meist innerhalb von 24 Stunden erledigt. Hauptkennziffer ist der KVED-Code 47.99.
- Wer Lebensmittel oder Getränke verkauft, gilt als Lebensmittelunternehmer. Dann sind eine kostenlose staatliche Standortregistrierung bei Derschprodsposchywsluschba und ein funktionierendes HACCP-System fällig.
- Die Pflichtzertifizierung nach dem alten UkrSEPRO-System endete am 1. Januar 2018. Heute begleitet den Automaten eine Konformitätserklärung nach technischen Regelwerken.
- Ein Automat auf kommunalem Grund benötigt einen Standortpass der Kommune. Im privaten Objekt genügen Vertrag und Zustimmung des Eigentümers.
- Alkohol, Bier, Tabak und E-Zigaretten dürfen in der Ukraine nicht über Automaten verkauft werden.
Die reduzierten Kriegsrechtsstrafen für Kassenverstöße liefen am 31. Juli 2025 aus. Seither gelten wieder die Regelsanktionen: 100% des Warenwerts, der über einen nicht fiskalisierten Automaten verkauft wurde, beim ersten Verstoß und 150% bei jedem weiteren.
Dieser Leitfaden folgt der Reihenfolge, in der ein Betreiber tatsächlich arbeitet, von der Anmeldung bis zur Lebensmittelfreigabe. Alle Zahlen gelten für 2026, mit einem Mindestlohn von 8.647 UAH und einem Existenzminimum von 3.328 UAH. Fast alle Schwellenwerte der Branche hängen an diesen beiden Größen. Zur Rentabilität finden Sie Zahlen in unserer Marktanalyse Ukraine.
Schritt 1: Als Einzelunternehmer anmelden
Die meisten ukrainischen Betreiber arbeiten als FOP. Eine Gesellschaft lohnt sich, sobald Investoren, festangestellte Mitarbeiter oder Firmenkunden dazukommen. Für eine Route von fünf bis fünfzig Automaten ist der FOP schneller und günstiger im Unterhalt.
Drei Wege zur Anmeldung:
- Online über Diia: der schnellste Weg. Das Formular dauert rund 15 Minuten, der Vorgang ist kostenfrei, der FOP-Status liegt meist binnen 24 Stunden vor. Erforderlich ist eine qualifizierte elektronische Signatur oder Diia.Signature. Starten Sie beim Anmeldedienst für FOP.
- Im TsNAP (Verwaltungsservicezentrum): ebenfalls kostenfrei, und ein Sachbearbeiter prüft die Angaben vor der Einreichung.
- Über Notar oder Anwalt: kostenpflichtig, aber sinnvoll bei Sonderfällen. Ein Beispiel ist die Anmeldung am tatsächlichen Wohnort einer Binnenvertriebenen.
Wählen Sie das Steuersystem im selben Antrag. Ohne Antrag auf die Einheitssteuer landen Sie automatisch im allgemeinen System. Für eine Automatenroute bedeutet das 18% Einkommensteuer plus Militärabgabe statt eines festen Monatsbetrags.
Schritt 2: Die richtigen KVED-Codes wählen
Der Basiscode für Vending ist 47.99 „Sonstiger Einzelhandel außerhalb von Verkaufsräumen”, der den Verkauf über Automaten ausdrücklich abdeckt. Er passt für Snacks, abgefüllte Getränke, Wasser und Non-Food.
Ein Automat, der ein Getränk zubereitet, steht der Gastronomie näher als einer, der eine verschlossene Flasche ausgibt. Betreiber von Kaffeeautomaten melden neben 47.99 üblicherweise 56.30 „Ausschank von Getränken” an. Kommen Backwaren oder Fertiggerichte dazu, greift 56.10. Zusätzliche Codes kosten nichts. Da die Einnahmen eines Einheitssteuerzahlers zu einem angemeldeten Code passen müssen, lohnt sich bei der Anmeldung Großzügigkeit.
Eine Änderung sollten Sie einplanen: Der Klassifikator DK 009:2010 wird durch NACE 2.1-UA ersetzt, genehmigt per Anordnung Nr. 191 des Staatlichen Statistikdienstes vom 28. Oktober 2025. Sie tritt am 1. Januar 2027 in Kraft, 2026 ist Übergangsjahr, ab 2028 gelten ausschließlich die neuen Codes. Eine automatische Umstellung gibt es nicht. Jeder FOP und jedes Unternehmen muss einen Antrag beim Registrar oder über Diia stellen.
Schritt 3: Die passende Einheitssteuergruppe wählen
Gruppe 1 taugt für Vending nicht, weil sie auf Verkaufsplätze auf Märkten und haushaltsnahe Dienstleistungen beschränkt ist. Realistisch sind Gruppe 2 und 3, und die Entscheidung hängt meist davon ab, wer zahlt.
| Gruppe 2 | Gruppe 3 | |
|---|---|---|
| Umsatzgrenze 2026 | 834 Mindestlöhne (7.211.598 UAH) | 1.167 Mindestlöhne |
| Einheitssteuer | Bis 20% des Mindestlohns: 1.729,40 UAH monatlich | 5% des Umsatzes oder 3% mit Umsatzsteuerregistrierung |
| Militärabgabe | 864,70 UAH monatlich | 1% des Umsatzes |
| Mindest-ESV | 1.902,34 UAH monatlich | 1.902,34 UAH monatlich |
| Zulässige Abnehmer | Verbraucher und Einheitssteuerzahler | Alle, auch Firmen im allgemeinen System |
| RRO / PRRO | Pflicht | Pflicht |
Gemeinderäte können Sätze unterhalb der gesetzlichen Obergrenze festlegen. Prüfen Sie deshalb den Satz Ihrer Anmeldeadresse, bevor Sie mit 1.729,40 UAH kalkulieren.
Die Abnehmerbeschränkung in Gruppe 2 wird oft übersehen. Eine gewöhnliche Verbraucherroute ist unproblematisch, weil die Kunden Privatpersonen sind. Eine Firmenaufstellung, bei der das Unternehmen den Kaffee seiner Belegschaft zahlt, ist dagegen eine Dienstleistung an ein Unternehmen. Sitzt dieser Kunde im allgemeinen System, deckt Gruppe 2 das nicht ab. Wer ein Büromarktgeschäft aufbaut, startet in der Regel direkt in Gruppe 3.
Schritt 4: Jeden Automaten fiskalisieren
Das Gesetz Nr. 265/95-WR ordnet Verkaufsautomaten eigenständig als elektronische Registrierkassen ein. Ein Gerät, das ohne kontrollierende Person verkauft, fällt unmittelbar unter diese Definition. Die Fiskalisierung ist daher unabhängig vom Zahlungsweg Pflicht. Bargeld, Karte, Token und QR sind allesamt Zahlungsvorgänge.
Die Anmeldung läuft in dieser Reihenfolge:
- Prüfen Sie, ob der Automat im Staatlichen RRO-Register steht, als Verkaufsautomat oder mit integriertem elektronischem Registriergerät. Kontrollieren Sie, ob die Nutzungsdauer noch läuft.
- Schließen Sie einen Servicevertrag mit einem akkreditierten Servicezentrum (TSO) für Wartung und Reparatur.
- Reichen Sie das Formular Nr. 20-OPP für den Standort ein, an dem der Automat läuft, innerhalb von 10 Arbeitstagen nach dessen Eröffnung. Dieser Schritt wird am häufigsten vergessen.
- Melden Sie die RRO oder PRRO vor dem ersten Verkauf bei der Steuerbehörde an.
Jeder Kunde muss einen Fiskalbeleg erhalten können. Automaten ohne Drucker erfüllen das über einen QR-Code im Display oder einen elektronischen Beleg, beide Formate sind anerkannt. Ein Sammelbeleg über den Tagesumsatz genügt nicht.
Die praktische Hürde ist die Verbindung. Eine auf dem Automaten installierte PRRO arbeitet offline mit einem Vorrat reservierter Belegnummern und synchronisiert mit der Steuerbehörde, sobald die Verbindung zurückkehrt. Das zählt in Untergeschossen, Verkehrsknoten und Regionen mit instabiler Stromversorgung.
Schritt 5: Den Standort genehmigen lassen
Wie viel Papier anfällt, entscheidet der Aufstellort.
In privaten Räumen
Ein Automat im Laden, im Fitnessstudio, in der Bürolobby oder im Einkaufszentrum braucht die Zustimmung des Eigentümers und einen schriftlichen Aufstell- oder Mietvertrag. Regeln Sie im Vertrag:
- Laufzeit und Entgelt: feste Monatsmiete, Umsatzbeteiligung oder eine Kombination.
- Zugang: wann Ihr Techniker warten und nachfüllen darf.
- Strom und Wasser: wer zahlt und wie der Verbrauch gemessen wird.
- Haftung und Versicherung: wer Schäden, Diebstahl und Vandalismus trägt. Was eine Police üblicherweise abdeckt, erklärt unser Beitrag zur Versicherung von Verkaufsautomaten.
- Abbau: Kündigungsfrist und wer die Kosten des Abtransports trägt.
Auf kommunalem Grund
Ein Automat auf Straße, Platz oder anderer öffentlicher Fläche gilt als mobiles temporäres Bauwerk. Maßgeblich ist die Verfahrensordnung zur Aufstellung temporärer Bauwerke, genehmigt durch Anordnung Nr. 244 des Ministeriums für Regionalentwicklung vom 21. Oktober 2011. Die Definition des mobilen temporären Bauwerks nennt den Verkaufsautomaten ausdrücklich.
Damit ist ein Standortpass (паспорт прив’язки) der kommunalen Stadtplanung nötig. Er wird auf topografischer Grundlage im Maßstab 1:500 erstellt und im Städtebaukataster eingetragen. Manche Städte legen eigene Regeln darüber. Kiew etwa führt den Waren- oder Dienstleistungsautomaten als eigene Kategorie mit eigenem Verfahren.
Zwei Punkte bestimmen den Zeitplan:
- Gebühren und Bearbeitungszeiten setzt die Kommune fest. Ein Pass, der in einer Stadt drei Wochen dauert, braucht anderswo drei Monate.
- Ein Betrieb außerhalb der Passbedingungen rechtfertigt dessen Annullierung, und die kommunalen Aufsichtsstellen setzen das durch.
Betreiben Sie Lebensmittelautomaten in der Ukraine?
Die Telemetrie von Neuroshop hält Haltbarkeit, Temperatur und Rückverfolgbarkeit für jede Kontrolle bereit.
Schritt 6: Als Lebensmittelunternehmer registrieren
Die Sanitär- und Epidemiologiestation, die ältere Vending-Ratgeber erwähnen, existiert nicht mehr. Die Lebensmittelaufsicht liegt bei Derschprodsposchywsluschba, dem Staatlichen Dienst für Lebensmittelsicherheit und Verbraucherschutz. Rechtsrahmen ist das Gesetz Nr. 771/97-WR.
Geben Ihre Automaten Lebensmittel oder Getränke aus, sind Sie Lebensmittelunternehmer und der Aufstellort ist eine registrierungspflichtige Betriebsstätte:
- Kosten: kostenfrei.
- Antragszeitpunkt: spätestens 10 Kalendertage vor Betriebsaufnahme des Standorts.
- Bearbeitungsfrist: 15 Arbeitstage. Es gilt die Genehmigungsfiktion: Ergeht in dieser Frist keine Ablehnung, dürfen Sie starten.
- Wie: Antrag an die Gebietsbehörde von Derschprodsposchywsluschba, in Papierform oder elektronisch. Details stehen auf der Seite zur staatlichen Registrierung der Betriebsstätte.
Nach Artikel 65 des Gesetzes Nr. 2042-VIII kostet der Vertrieb von Lebensmitteln aus einer nicht registrierten Betriebsstätte 11 Mindestlöhne für Einzelunternehmer und 20 für juristische Personen. Zu Werten von 2026 sind das 95.117 UAH und 172.940 UAH.
HACCP-Verfahren
Artikel 20 des Gesetzes Nr. 771/97-WR und die Anordnung Nr. 590 des Agrarministeriums vom 1. Oktober 2012 verpflichten Lebensmittelunternehmer, dauerhafte Verfahren nach HACCP-Grundsätzen zu entwickeln und anzuwenden. Eine Automatenroute braucht eine dokumentierte Sammlung, die Folgendes abdeckt:
- Lieferantenfreigabe und Wareneingangskontrolle.
- Temperaturüberwachung in Kühl- und Tiefkühlautomaten mit protokollierten Messwerten.
- Reinigungs- und Desinfektionspläne für Brüheinheiten, Behälter und Kontaktflächen.
- Umgang mit Mindesthaltbarkeitsdaten und Warenrotation bei jedem Besuch.
- Schädlingsbekämpfung und Hygieneregeln für das Servicepersonal.
- Rückverfolgbarkeit, damit eine Charge bis zum Lieferanten verfolgt und aus allen Automaten gezogen werden kann.
Telemetrie macht aus dem größten Teil dieser Nachweise statt Klemmbrettarbeit einen Datenexport. Neuroshop-Automaten protokollieren Temperatur, Nachfüllvorgänge und Verkäufe je Schacht automatisch, und genau das verlangt der Prüfer.
Verbraucherinformation
Das Gesetz Nr. 2639-VIII regelt die Pflichtangaben zu Lebensmitteln, einschließlich Allergenen, und stellt Ladenverkauf und Fernabsatz gleich. Irreführung über Allergene kostet 20 Mindestlöhne für Einzelunternehmer und 30 für juristische Personen. In der Praxis stützen sich Automaten mit verpackter Ware auf das Herstelleretikett, während Getränkeautomaten Zutaten und Allergene sichtbar am Gerät führen müssen.
Schritt 7: Konformitätserklärung für den Automaten
Das staatliche Zertifizierungssystem stellte den Betrieb am 1. Januar 2018 ein. Nach dem Gesetz über technische Regelwerke und Konformitätsbewertung muss Ausrüstung, die in der Ukraine in Verkehr gebracht wird, die einschlägigen technischen Regelwerke erfüllen. Nachweis ist eine Konformitätserklärung auf Basis von Prüfberichten.
Für einen Verkaufsautomaten heißt das normalerweise:
| Technisches Regelwerk | Was es abdeckt |
|---|---|
| Elektrische Betriebsmittel für Niederspannung (Ministerratsbeschluss Nr. 1067) | Elektrische Sicherheit des Geräts |
| Elektromagnetische Verträglichkeit | Abgegebene und tolerierte Störungen |
| Maschinensicherheit | Bewegliche Teile, Schutzeinrichtungen, mechanische Gefahren |
| Materialien mit Lebensmittelkontakt | Behälter, Schläuche, Brüheinheiten, Becher |
Die Erklärung verantwortet der Hersteller oder Importeur. Fordern Sie sie beim Kauf an und legen Sie sie zur Geräteakte. Da die ukrainischen Regelwerke Umsetzungen von EU-Richtlinien sind, erfüllt Ausrüstung mit EU-Marktzulassung sie in der Regel. Dieselbe Logik zieht sich durch unseren Beitrag zum Vending-Geschäft in Deutschland, wo die gleichen Richtlinien gelten.
Lizenzfragen laufen getrennt von der Konformitätsbewertung. Welche erforderlichen Zertifizierungen je Markt greifen, behandeln wir gesondert.
Was über Automaten nicht verkauft werden darf
Artikel 71 des Gesetzes Nr. 3817-IX verbietet den Automatenverkauf von Bier (außer alkoholfrei), alkoholischen und schwach alkoholischen Getränken, Tabakerzeugnissen, E-Zigaretten, Liquids und Geräten für erhitzten Tabak. Keine Lizenz hebt das auf.
Ein Verstoß ist eine Ordnungswidrigkeit nach Artikel 156 des Ordnungswidrigkeitengesetzbuchs mit Geldbußen von 6.800 bis 13.600 UAH. Hinzu kommen unternehmensbezogene Finanzsanktionen nach Artikel 73 des Gesetzes Nr. 3817-IX.
Zwei weitere Kategorien bleiben außen vor:
- Arzneimittel und Medizinprodukte: der Einzelhandel ist lizenzierten Apotheken vorbehalten.
- Technisch komplexe Haushaltsgeräte mit Garantie: für sie gelten eigene Regeln zu Beleg und Garantieunterlagen.
Checkliste vor dem ersten Verkauf
| Dokument | Ausstellende Stelle | Kosten | Zeitpunkt |
|---|---|---|---|
| FOP-Eintrag im Register | Diia oder staatlicher Registrar | Kostenfrei | Rund 24 Stunden online |
| Antrag auf Einheitssteuer | Steuerbehörde | Kostenfrei | Mit der Anmeldung |
| Formular Nr. 20-OPP für den Standort | Steuerbehörde | Kostenfrei | 10 Arbeitstage nach Standorteröffnung |
| Anmeldung RRO oder PRRO | Steuerbehörde | Anmeldung kostenfrei | Vor dem ersten Verkauf |
| Servicevertrag mit TSO | Akkreditiertes Servicezentrum | Nach Vertrag | Vor der RRO-Anmeldung |
| Registrierung der Betriebsstätte | Derschprodsposchywsluschba | Kostenfrei | Antrag 10 Kalendertage vorher, Frist 15 Arbeitstage |
| HACCP-Verfahren | Eigene Dokumentation des Betreibers | Interner Aufwand | Vor Standorteröffnung |
| Standortpass (nur kommunaler Grund) | Kommune | Kommunal festgelegt | Wochen bis Monate |
| Konformitätserklärung | Hersteller oder Importeur | Im Lieferumfang | Beim Kauf |
| Aufstell- oder Mietvertrag | Objekteigentümer | Verhandelbar | Vor der Installation |
Verbraucherschutz: was aktuell gilt
Maßgeblich bleibt das Gesetz Nr. 1023-XII. Es verlangt zutreffende und zugängliche Informationen zur Ware. Im Vending sind das lesbare Preise, Portionsgrößen, Produktnamen und ein funktionierender Kontaktweg für Beschwerden.
Automaten fallen zudem unter die Regeln für den kleinteiligen Einzelhandel, genehmigt per Anordnung Nr. 369 vom 8. Juli 1996, die sie als nicht dauerhafte Verkaufsstellen einordnen. Diese Regeln untersagen den Verkauf von Lebensmitteln, wo Temperaturbedingungen nicht eingehalten werden können. Darauf stützt sich die Pflicht zur Temperaturprotokollierung bei Kühlautomaten.
Ein neues Verbraucherschutzgesetz, Nr. 3153-IX, wurde im Juni 2023 verabschiedet und ist noch nicht in Kraft. Es gilt ein Jahr nach Veröffentlichung, frühestens jedoch ab dem Tag, an dem das Kriegsrecht endet. Die Regelungen zu Fernabsatz, 14-tägigem Widerrufsrecht und Verbraucherportal stehen also noch aus. Wer App- oder kontobasierte Zahlungen aufbaut, sollte sie jetzt einplanen.
Planen Sie eine Route in mehreren Städten?
Neuroshop-Automaten kommen mit Konformitätserklärung und fiskalisierungsfertiger Hardware für europäische Märkte.
Fazit
Compliance im ukrainischen Vending ist eine Abfolge von Registrierungen, und die Reihenfolge zählt. Fiskalisierung und Standortregistrierung tragen das eigentliche finanzielle Risiko, und beide kosten nichts. Teuer wird ausschließlich die Sanktion für ihr Auslassen.
Die Regeln unterscheiden sich stark nach Land, behandeln Sie diese Checkliste also als rein ukrainisch. Der Aufbau eines Automatengeschäfts in anderen europäischen Märkten folgt einer eigenen Genehmigungsabfolge, selbst wenn die zugrunde liegenden Produktsicherheitsrichtlinien dieselben sind.
Häufige Fragen
Brauche ich eine RRO, wenn der Automat nur Karten akzeptiert?
Ja. Kartenzahlungen sind Zahlungsvorgänge nach dem Gesetz Nr. 265/95-WR. Der Automat benötigt weiterhin eine angemeldete RRO oder PRRO und muss einen Beleg in Papierform oder elektronisch ausgeben.
Welcher KVED-Code deckt Vending in der Ukraine ab?
KVED 47.99 deckt den Einzelhandel außerhalb von Verkaufsräumen ab, Automaten eingeschlossen. Kaffeeautomaten bekommen meist zusätzlich 56.30 für den Getränkeausschank. Weitere Codes sind kostenlos, melden Sie also alles Geplante an.
Ist die Sanitär- und Epidemiologiestation weiterhin zuständig?
Nein. Der sanitär-epidemiologische Dienst wurde im Zuge der Lebensmittelreform aufgelöst. Derschprodsposchywsluschba übernimmt heute die Standortregistrierung und prüft bei Kontrollen HACCP-Verfahren sowie die Rückverfolgbarkeit der Produkte.
Darf ich Bier oder Zigaretten über einen Automaten verkaufen?
Nein. Artikel 71 des Gesetzes Nr. 3817-IX verbietet den Automatenverkauf von Alkohol, Bier, Tabak und E-Zigaretten. Die Bußgelder nach Artikel 156 des Ordnungswidrigkeitengesetzbuchs reichen von 6.800 bis 13.600 UAH.
Braucht jeder Automat eine Brandschutzerklärung?
In der Regel nicht. Die Erklärung nach Artikel 57 des Zivilschutzgesetzbuchs betrifft Räume, die ein Unternehmen nutzt, und erstreckt sich nicht auf Geräte. Sie reicht meist der Gebäudeeigentümer ein, prüfen Sie den Mietvertrag.
Wie lange dauert der legale Start einer Route?
Die FOP-Anmeldung dauert etwa einen Tag. Die Standortregistrierung verlangt einen Antrag mindestens zehn Kalendertage vor Start. Am längsten dauern Standortpässe auf kommunalem Grund, je nach Stadt unterschiedlich.
